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19/11/2018

Quais são as principais tarefas para a gestão de um condomínio

Quais são as principais tarefas para a gestão de um condomínio

Assumir o cargo de síndico não é uma tarefa fácil e requer muita responsabilidade. Afinal, a função exige tomar decisões e fiscalizar o cumprimento das regras entre os moradores, contratar e supervisionar prestadores de serviços e muitas outras funções administrativas. Por isso, ao se candidatar para o cargo de síndico de condomínio, é importante pensar muito bem no assunto e estar de cientes dos deveres e atribuições desse posto.

 

Para administrar um condomínio, é preciso ter conhecimento contábil, trabalhista, civil, além de áreas administrativas, para quem quiser ser um bom síndico. Fora essas habilidades é preciso ter muita paciência com relação aos demais condôminos e ser um mediador de conflitos.

 

Organize seu setor administrativo

 

Administrar finanças é algo complicado, principalmente quando você é responsável pelo financeiro de outras pessoas. Por isso, é preciso estar regular, ou seja, em dia com a parte financeira. Logo, deve-se acertar as seguintes pautas:

 

  • Salário dos funcionários;

  • Contas de água e luz;

  • Impostos e taxas;

  • Fornecedores.

Além do dinheiro, o administrador deve-se atentar sobre questões administrativas, como:

 

  • Redação de atas e circulares para registrar todas as decisões e acontecimentos do condomínio;

  • Representar o imóvel regularmente nos órgãos públicos e trabalhistas sempre que necessário;

  • Emitir boletos bancários das taxas de condomínio;

  • Selecionar e treinar funcionários para bom cumprimento das funções de zelo para com o prédio.

Contrate serviços para manutenção predial

 

As áreas comuns do prédio possuem uma série de detalhes a serem observados. O síndico precisa ter muita atenção na hora de contratar serviços para manter em ótimo estado esses espaços. Ele deve:

 

  • Acompanhar a execução de obras realizados no condomínio;

  • Treinar os funcionários para trabalhos de manutenção e uso de equipamentos de segurança;

  • Cotar empresas especializadas para serviços de manutenção.

No caso das obras, exija que a empreiteira identifique seus funcionários antes do início dos trabalhos. Solicite que cada operário use crachá com foto e alerte aos porteiros que deixem entrar somente pessoas devidamente identificadas para a segurança dos moradores.

 

Conte com assistência jurídica e contábil

 

O condomínio deve contar com o respaldo de um advogado e um contador para que o administrador evite quaisquer problemas em relação ao setor jurídico quando for representar o prédio.

 

Do mesmo modo, a assistência jurídica é fundamental para recolher, de forma justa, os encargos sociais como INSS, FGTS, PIS e contribuição sindical. Também auxiliam na prestação das guias do CAGED e RAIS para a Receita Federal e Ministério do Trabalho.

 

Prestação de contas

 

É obrigação do administrador prestar todas as contas do prédio. Essa prática deve ser obrigatória e periódica. O síndico deve ter tudo organizado e transparente para os moradores. Assim é dever ter:

 

  • Caixa emergencial ou fundo de reservas, nunca deixando-o no vermelho;

  • Propor soluções para acabar com a inadimplência dos moradores;

  • Realizar pelo menos 3 tipos de orçamentos antes de realizar algum tipo de serviço no prédio;

  • Solicitar sempre Nota Fiscal ou recibo, em casos de contratar uma prestadora de serviços ou comprar qualquer coisa.

Síndico: uma tarefa para poucos

 

Se você é síndico, tenha orgulho do seu papel. Por mais que seja uma função cheia de desafios, o administrador é responsável pelo patrimônio de muita gente bem como o bem-estar de todos os moradores.

 

Com as dicas que aqui apresentamos, você pode ter certeza de que seu imóvel será um dos melhores lugares para se viver. E enquanto você planeja suas ações para o prédio, que tal aproveitar o espaço aqui nos comentários e nos falar como é feita a administração do seu condomínio? Participe da conversa!

 

Checklist para administração de condomínio

 

Tarefas diárias

 

  • Conversar com o zelador para conhecer as reclamações e sugestões dos condôminos;

  • Conferir o estado dos jardins;

  • Verificar o funcionamento das câmeras de segurança;

  • Conferir se há obstruções nas saídas de emergência;

  • Verificar o funcionamento do elevador e a limpeza das piscinas.

Tarefas semanais

 

  • Conferir o estado dos brinquedos no playground;

  • Acompanhar a evolução de despesas como internet, água, luz, etc.;

  • Verificar o estado das instalações hidráulicas.

Tarefas quinzenais

 

  • Providenciar a manutenção do jardim;

  • Alternar o uso da bomba d’água;

  • Realizar a limpeza dos ralos e grelhas de escoamento da água da chuva.

Tarefas mensais

 

  • Realizar o fechamento mensal das contas do condomínio e providenciar o envio dos boletos aos moradores;

  • Cuidar pessoalmente dos casos de moradores inadimplentes;

  • Fechar os balancetes de prestação de contas para enviar aos moradores;

  • Fazer uma reunião com o conselho de moradores;

  • Fazer a poda de limpeza do jardim;

  • Lubrificar os portões eletrônicos;

  • Verificar o estado e a instalação dos para-raios;

  • Fazer a manutenção dos geradores;

  • Solicitar a regulagem das sapatas de freio dos elevadores;

  • Fazer a supercloração das piscinas, preparando-as para os períodos de maior uso.

Tarefas bimestrais

 

  • Rever os contratos de manutenção e fornecimento de serviços;

  • Checar as condições de trabalho e segurança dos funcionários;

  • Testar a bomba de incêndio;

  • Fazer a verificação e manutenção das bombas de piscina;

  • Verificar as baterias e instalações das luzes de emergência.

Tarefas trimestrais

 

  • Verificar e limpar as caixas de passagem de esgoto e água da chuva;

  • Lubrificar as maçanetas;

  • Verificar o estado das mangueiras anti-incêndio.

Tarefas semestrais

 

  • Acionar tubulações que não são constantemente usadas;

  • Realizar a limpeza das caixas d’água.

Tarefas anuais

 

  • Cuidar da parte de impostos sobre o pagamento de funcionários;

  • Verificar o pagamento da taxa anual de funcionamento dos elevadores;

  • Realizar a renovação de contratos;

  • Fechar a contabilidade do ano para apresentação em assembleia;

  • Organizar a Declaração do Imposto de Renda do condomínio.

Tarefas ocasionais

  • Realizar reuniões emergenciais para analisar fatos urgentes, que não podem esperar;

  • Fazer a clarificação e decantação da piscina;

  • Checar o nível de óleo dos elevadores;

  • Inspecionar as instalações elétricas;

  • Realizar a poda de formação e condução do jardim.

Fonte: Novo mundo administradora


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